8 Máy móc văn phòng cần thiết phải có hiện nay

Khi thuê văn phòng mới hoặc setup văn phòng chắc hẳn sẽ có nhiều đồ dùng và thiết bị văn phòng cần mua sắm. Vậy máy móc văn phòng Hữu Toàn Office bao gồm những gì? Trong bài viết này sẽ liệt kê và giúp bạn để không xảy ra tình trạng thiếu sót khi cần lên kế hoạch, danh sách để mua sắm.

1. Máy tính, laptop

Máy tính là thiết bị không thể thiếu trong các hoạt động văn phòng. Đây là công cụ quan trọng giúp thực hiện nhiều công việc như soạn thảo văn bản, thống kê, tính toán và quản lý thông tin một cách tiện lợi và khoa học. Máy tính không chỉ hỗ trợ trong việc giao tiếp, cập nhật và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, mà còn giúp truyền đạt và nhận văn bản, tài liệu hiệu quả mà không lo sợ mất mát hay thất lạc. 

Sự trang bị máy tính, cũng như dung lượng máy, phụ thuộc vào quy mô và tổ chức bộ phận hành chính văn phòng. Hiện nay, có nhiều thương hiệu máy tính như Acer, Dell,… với đa dạng mức giá để phục vụ nhu cầu của mọi người.

2. Máy in

Là một thiết bị quan trọng không thể thiếu để chuyển đổi dữ liệu từ máy tính thành phiên bản giấy, máy in đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch, quản lý, thuyết trình và nhiều công việc khác. Việc trang bị máy in trong các đơn vị văn phòng, dịch vụ cho thuê văn phòng phụ thuộc vào quy mô và hoạt động cụ thể của cơ quan hay doanh nghiệp, có thể bao gồm máy in khổ lớn để in biểu mẫu hoặc bản vẽ, bản thiết kế, hoặc máy in màu tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể.

3. Máy photocopy

Máy photocopy giúp nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại của công ty. Về yếu tố bảo mật thông tin nội bộ, mỗi doanh nghiệp nên sở hữu thiết bị cơ bản như máy photocopy và máy quét.

Nhằm giảm chi phí, các công ty có ngân sách thấp có thể xem xét việc thuê máy photocopy thay vì mua. 

4. Máy scan

Máy Scan, hay còn gọi là máy quét, là một thiết bị quan trọng trong quá trình chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng điện tử. Được trang bị công nghệ quang học và cảm biến hình ảnh, máy quét giúp bạn dễ dàng chụp ảnh và lưu trữ tài liệu, hình ảnh và văn bản.

Có nhiều loại máy quét khác nhau với đủ dạng và kích thước, từ máy quét đơn chức năng đến máy quét đa chức năng với khả năng quét. Máy này mang lại nhiều tính năng và lợi ích để đáp ứng đa dạng nhu cầu của người sử dụng.

Xem thêm:

• Các bước thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện chi tiết
• 11 Cây văn phòng hợp mệnh thủy mang đến tài lộc 2024

Máy quét có khả năng xử lý nhiều loại tài liệu, bao gồm văn bản, hình ảnh, bản vẽ kỹ thuật, danh thiếp, hợp đồng và các loại giấy tờ khác. Sau khi quét, máy cho phép bạn lưu trữ hình ảnh quét dưới dạng file điện tử với các định dạng phổ biến như JPEG, PNG, PDF, và TIFF. Các tệp này có thể được lưu trữ trên máy tính, các dịch vụ lưu trữ đám mây, hoặc các phương tiện lưu trữ khác.

5. Máy chiếu

Máy chiếu (hay còn gọi là Projector) là thiết bị được sử dụng để truyền tải hình ảnh từ các nguồn như máy tính, điện thoại, laptop lên màn chắn sáng với kích thước rộng lớn, nhờ vào các bộ phận xử lý trung gian.

Trong trường hợp các văn phòng có diện tích lớn và đông người, việc lựa chọn máy chiếu với độ sáng và độ phân giải cao là quan trọng. Ngược lại, nếu phòng chiếu nhỏ và ít người tham gia, máy chiếu có cường độ sáng và độ phân giải thấp hơn sẽ phù hợp. Đối với phòng họp lớn dành cho hội nghị, các dòng máy chiếu công suất lớn mới sẽ đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng.

6. Máy lạnh

Máy lạnh giúp tạo ra bầu không khí mát mẻ và sảng khoái trong văn phòng. Một môi trường thoải mái không chỉ tăng cường năng suất làm việc mà còn đảm bảo hiệu quả cao cho đội ngũ nhân viên.

Đặc biệt, trong điều kiện thời tiết nóng bức của miền Nam và mùa hè ở miền Bắc, máy lạnh không chỉ giúp giải quyết vấn đề nhiệt độ khó chịu mà còn hạn chế các vấn đề sức khỏe do thời tiết gây ra.

7. Máy fax

Máy fax là một thiết bị điện tử được thiết kế để gửi thông tin bằng cách copy trực tiếp và truyền qua hệ thống dây dẫn điện. Thiết bị này quét toàn bộ thông tin cần gửi, chuyển đổi thành tín hiệu, và gửi đến người nhận thông qua đường dây điện. Khi tín hiệu đến đích, máy fax của người nhận chuyển đổi tín hiệu đó và in ra văn bản.

Mặc dù email ngày càng phát triển mạnh mẽ, nhưng máy fax vẫn giữ vai trò quan trọng. Trong khi email thường là mục tiêu của các nhóm tấn công mạng để đánh cắp thông tin, máy fax vẫn khẳng định giá trị sử dụng của mình.

8. Thiết bị lưu trữ

Công nghệ ngày càng phát triển, và việc lưu trữ giấy tờ cũng trở nên tiện lợi hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng USB, thư mục lưu trữ, hoặc ổ cứng để phân loại và sắp xếp giấy tờ. Thư mục lưu trữ là một lựa chọn dễ sử dụng để tổ chức và lưu trữ tệp tin, tuy nhiên, nếu muốn đảm bảo bảo mật thông tin tệp tin, việc sử dụng USB là một quyết định đúng đắn.

Trên đây là thông tin liệt kê các máy móc văn phòng cần có hiện nay. Hy vọng bạn sẽ chọn lựa được sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất. Nếu còn những thắc mắc về bài viết xin vui lòng liên hệ tới Hữu Toàn Office để được giải đáp.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn