Cách xuất hóa đơn tiền điện cho thuê văn phòng mới nhất 2023

Việc xuất hóa đơn tiền điện cho thuê văn phòng sẽ được thực hiện bởi bên cho thuê. Nhưng việc xuất hóa đơn và các vấn đề liên quan đến nó cần tuân theo một số quy tắc và quy định. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để có cái nhìn rõ hơn về quy định khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng Hữu Toàn Office.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một loại chứng từ kế toán quan trọng thể hiện hầu hết các giao dịch của công ty, bao gồm cả giao dịch mua vào và bán ra. Có nhiều loại hóa đơn khác nhau như hóa đơn đỏ, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tiền điện nước, vé xe, vé máy bay, hóa đơn tiếp khách hợp lệ,…

Hình thức của hóa đơn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp đăng ký hạch toán thuế giá trị gia tăng (VAT). Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế trực tiếp, hóa đơn được ban hành sẽ là hóa đơn bán hàng được đăng ký mua tại các cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn sẽ là hóa đơn giá trị gia tăng.

Thông tin cần có trên hóa đơn:

• Thông tin của người bán: tên, mã số thuế, địa chỉ.
• Thông tin của người mua.
• Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ giao dịch: tên, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin về thuế suất và số tiền thuế (đối với hóa đơn GTGT).
• Ngày, tháng lập hóa đơn, chữ ký, dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị xuất hóa đơn, chữ ký của người mua và người bán.

Hóa đơn chỉ được xem là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin trên và tuân theo quy định về hóa đơn của luật thuế. Sau đó, bạn cần thực hiện hạch toán hóa đơn vào phần nghiệp vụ phát sinh. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu về quá trình hạch toán để thực hiện một cách chính xác. Nếu không, bạn có thể bị cơ quan thuế xử phạt theo quy định của pháp luật.

Xuất hóa đơn là gì?

Xuất hóa đơn là quá trình ghi nhận thông tin về khách hàng, hàng hóa, dịch vụ, số tiền và số thuế lên trên hóa đơn. Hiện nay, ngoài việc xuất hóa đơn bằng cách thủ công viết tay, nhiều công ty đã áp dụng công nghệ in ấn để thực hiện công việc này. Việc này giúp giảm thiểu các sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

Xuất hóa đơn có thể coi là một nhiệm vụ hàng ngày của bộ phận kế toán. Đối với các công ty lớn, hàng ngày có thể phải xuất hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm hóa đơn do có số lượng đơn hàng lớn.

Một số quy định về xuất hóa đơn

Doanh nghiệp khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn này cần phải được xuất ngay sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp và phải tuân thủ mọi nội dung và chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Quy định về các chứng từ cần thiết cho một hóa đơn GTGT:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Hợp đồng này phải chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra. Trong trường hợp hợp đồng không ghi rõ danh mục hàng hoá, cần phải kèm theo Phụ lục Hợp đồng để ghi rõ danh sách hàng hóa mua vào hoặc bán ra.
• Phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho tùy thuộc vào việc bán hàng hoặc mua hàng.
• Phiếu thu hoặc phiếu chi để ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng.
• Bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Quy định khi xuất hóa đơn:

• Tất cả các văn bản và chứng từ được nêu trên phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu theo quy định của pháp luật.
• Hóa đơn chỉ được xuất cho các hàng hóa được doanh nghiệp kinh doanh đã đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan có thẩm quyền đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Khi xuất hóa đơn, phải thể hiện đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính đối với các hàng hóa và dịch vụ tương ứng. Đặc biệt, cần lưu ý rằng sai sót trong việc viết hóa đơn có thể dẫn đến việc nâng cao mức thuế lên rất cao.
• Một thao tác quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra đối tác là có thể truy cập trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư (www.hapi.gov.vn) và Website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để xem thông tin về hoạt động và tình trạng của đối tác trong ngành nghề cụ thể.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn:

• Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn phải được lập vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, cho dù đã thu tiền hay chưa.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Hóa đơn cần được lập vào ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
• Đối với xây dựng và lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu và bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành, bất kể đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao sẽ phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng.
• Đối với hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu: Ngày lập hóa đơn sẽ do người xuất khẩu tự xác định theo thỏa thuận giữa họ và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày hoàn thành thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Xem thêm bài viết:

Thị trường Văn phòng hạng A tại TP. Hồ Chí Minh

14 Tiêu chuẩn văn phòng hạng A bạn nên biết khi đi thuê

Bên cho thuê có xuất hóa đơn tiền điện cho thuê văn phòng không?

Dựa theo quy định tại khoản 7 Điều 3 của Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính, đã được sửa đổi và bổ sung Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ:

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động (trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Do đó, theo quy định trên, khi thu lại tiền điện đã chi hộ bên cho thuê mặt bằng, Công ty phải lập hóa đơn và giao cho bên thuê, trong đó phải ghi rõ các thông tin và số lượng điện mà bên thuê đã tiêu thụ.

Cách xuất hóa đơn tiền điện cho văn phòng

Sau khi thực hiện thanh toán tiền điện thông qua bên thu hộ, việc chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu của các công ty điện lực sẽ mất một thời gian nhất định (trung bình từ 1 đến 3 giờ). Sau khoảng thời gian đã nêu trên, bạn vui lòng truy cập trang web sau để đăng nhập vào tài khoản cá nhân và nhận hóa đơn điện tử: https://cskh.npc.com.vn/.

Hữu Toàn Office chia sẻ tới bạn cách xuất hóa đơn tiền điện cho thuê văn phòng. Ngoài việc hiểu rõ về khái niệm và tính chất của hóa đơn, bạn cần nắm vững thời điểm cụ thể để xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Bằng việc tuân thủ đúng quy định về thời gian này, bạn sẽ đảm bảo được quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi hơn.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn