Cách hạch toán chi phí văn phòng mới nhất 2023

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lý không phải là điều đơn giản. Doanh nghiệp cần thực hiện việc này đúng theo quy định pháp luật và chính xác để tránh gặp các vấn đề về thuế. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin hữu ích về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng Hữu Toàn Office, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết hơn.

Thanh toán trước

Đối với trường hợp thanh toán chi phí trước, hoặc còn được gọi là trả trước, khi doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thanh toán đầy đủ chi phí thuê văn phòng dựa trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê, bước tiếp theo sẽ là thực hiện hạch toán. Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ thực hiện việc ghi nhận theo cách sau đây: Nợ tài khoản 331 và Ghi Có cho tài khoản 111, 112.

Thanh toán trả sau hàng tháng 

Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán chi phí văn phòng theo từng tháng hoặc nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán tiền thuê văn phòng hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc ghi nhận theo cách sau đây: Nợ tài khoản 154, 627, 641, 642.

Bên cạnh việc đó, bộ phận kế toán cũng cần phải xác định rõ ràng về mục đích và mục tiêu của việc thuê văn phòng, cũng như việc áp dụng cho bộ phận nào trong doanh nghiệp. 

Điều này cũng liên quan đến việc hạch toán chi phí thuê văn phòng vào tài khoản nào. Thông qua việc này, người kế toán có thể chính xác ghi nhận chi phí cụ thể bằng cách Ghi Có cho tài khoản 111, 112 và Nợ cho tài khoản 331.

Xem thêm bài viết: Lợi ích khi thuê văn phòng doanh nghiệp nên biết

Trả tiền sau

Nếu doanh nghiệp áp dụng việc thuê văn phòng và thanh toán chi phí sau, hoặc khi doanh nghiệp nhận hóa đơn sau đó, việc hạch toán sẽ được thực hiện như sau:

Hạch toán theo từng tháng:

• Nợ tài khoản 154, 627, 641, 642 (có thể căn cứ theo mục đích thuê và phục vụ cho bộ phận nào để đưa vào chi phí cụ thể).
• Ghi Có cho tài khoản 335 (trong trường hợp tài khoản này phát sinh chi phí nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán).

Khi thanh toán hoặc nhận hóa đơn:

• Nợ tài khoản 335.
• Ghi Có cho tài khoản 111, 112 (khi thanh toán).
• Hoặc ghi Có cho tài khoản 331 (khi nhận hóa đơn).

Trả tiền thuê nhà trước kỳ

Doanh nghiệp có thể xác định cách hạch toán chi phí thuê văn phòng khi trả trước cho nhiều kỳ.

Ví dụ, xét trường hợp của Công ty A thuê văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6/2023 và thanh toán toàn bộ tiền thuê trong tháng 1. Khi đó, việc hạch toán chi phí thuê văn phòng sẽ được thực hiện như sau:

• Nợ tài khoản 242: Số tiền tổng cộng đã thanh toán.
• Nếu doanh nghiệp có hóa đơn VAT, thì cũng nợ tài khoản 113.
• Ghi Có cho tài khoản 331, 111, 112.

Chi phí trả trước sẽ được phân bổ theo định kỳ dựa trên mục đích sử dụng, và từ đó, việc hạch toán sẽ thực hiện như sau:

• Nợ các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tùy theo mục đích sử dụng cụ thể).
• Ghi Có cho tài khoản 242.

Điều này giúp đảm bảo việc ghi nhận chi phí trả trước cho thuê văn phòng diễn ra theo cách chính xác và phù hợp với từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp.

Cách đưa chi phí thuê văn phòng hợp lý

Để tối ưu hóa việc tính thuế TNDN từ khoản chi phí thuê nhà, văn phòng, doanh nghiệp cần tuân thủ những yêu cầu mà luật pháp đã quy định như sau:

• Đối với chủ nhà là tổ chức, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán (đối với giao dịch trên 20.000.000 VND), và hợp đồng chứa thông tin chi tiết về thanh toán và các điều khoản khác.
• Đối với chủ nhà là cá nhân: Trong trường hợp hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà chịu trách nhiệm nộp thuế, cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà. Trong trường hợp doanh nghiệp cam kết nộp thuế thay cho chủ nhà, bên cạnh các giấy tờ như đã nêu trên, cần có chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Xem thêm bài viết: 5 mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2023

Đồng thời, việc tính vào chi phí hợp lý cũng áp dụng cho số tiền thuế GTGT và TNCN mà doanh nghiệp nộp thay chủ nhà, khi giá thuê trong hợp đồng chưa bao gồm thuế GTGT và TNCN.

Trong trường hợp chi phí thuê nhà của cá nhân vượt quá 20 triệu đồng, cần chú ý:

Khi doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân mà không có hóa đơn, việc chuyển khoản không bắt buộc. Tuy nhiên, cần phải lập biên bản nhận tiền thuê nhà và chữ ký xác nhận của chủ nhà.

Ví dụ hạch toán chi phí thuê văn phòng

Ví dụ: Vào ngày 1/1/2023, Công ty kế toán Thiên Ân đã ký kết hợp đồng thuê nhà với Bà A. Thời gian thuê kéo dài 12 tháng, với mỗi tháng chi phí 10.000.000 đồng, tổng cộng 120.000.000 đồng. Trên hợp đồng, đã rõ ràng ghi kèm thông tin rằng Công ty sẽ chịu trách nhiệm nộp các loại thuế thay cho chủ nhà, với mục đích thuê nhà để làm văn phòng.

Ngay trong ngày đó, Công ty đã tiến hành thanh toán trước cho Bà A số tiền 10.000.000 đồng.

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý vào ngày 5/1/2023, Công ty đã thực hiện thanh toán số còn lại cho chủ nhà, tức là 110.000.000 đồng. Trong cùng ngày, Công ty cũng đã nộp thuế thay cho chủ nhà, với số tiền thuế là 12.300.000 đồng. Số này bao gồm các thành phần: thuế môn bài (300.000 đồng), thuế GTGT 5% (6.000.000 đồng), và thuế TNCN 5% (6.000.000 đồng).

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là nghiệp vụ quen thuộc với các kế toán tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót khi xác định sai hình thức trả tiền thuê hoặc sai loại tài khoản. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hạch toán thành thạo hơn khi gặp nghiệp vụ này. Hữu Toàn Office là đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chúng tôi mang đến sự đa dạng trong các lựa chọn về loại hình văn phòng cùng với trang thiết bị văn phòng tối ưu nhất. Địa điểm phủ sóng toàn bộ các quận, bao gồm cả vị trí đắc địa trên khắp lãnh thổ thành phố.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn