Vệ sinh văn phòng là công việc cần thiết hàng ngày, hàng tháng và theo định kỳ mỗi công ty, tổ chức. Bài viết sau sẽ tổng hợp chi tiết những công việc chính khi vệ sinh văn phòng, những nguyên tắc thực hiện, quy trình vệ sinh văn phòng Hữu Toàn Office cũng như tiêu chuẩn đánh giá để bạn có cái nhìn chi tiết cho công việc này.

Vì sao cần có quy trình vệ sinh văn phòng?

Quy trình vệ sinh văn phòng giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tăng năng suất làm việc. Một quy trình vệ sinh đúng chuẩn còn mang lại nhiều lợi ích như:

• Môi trường làm việc sạch sẽ giúp ngăn ngừa sự lây lan của vi khuẩn, virus và các tác nhân gây bệnh khác. Điều này giúp bảo vệ sức khỏe của nhân viên, giảm nguy cơ mắc các bệnh liên quan đến vi khuẩn và vi rút
• Nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng có thể giúp tăng cường tinh thần làm việc và hiệu suất của nhân viên. Khi môi trường làm việc thoải mái và tiện nghi, nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách tốt nhất
• Văn phòng sạch sẽ và gọn gàng tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách hàng, đối tác và nhân viên. Điều này có thể tăng cơ hội kinh doanh và củng cố mối quan hệ với các bên liên quan
• Thực hiện quy trình vệ sinh văn phòng đúng chuẩn giúp đảm bảo tuân thủ các quy định và tránh vi phạm pháp luật
• Duy trì sạch sẽ và bảo quản tốt văn phòng cũng giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản, như nội thất và trang thiết bị văn phòng

Nguyên tắc của quy trình vệ sinh văn phòng

Trong quá trình vệ sinh văn phòng, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Trước khi bắt đầu làm việc, hãy sắp xếp đồ đạc trong văn phòng theo cách hợp lý. Loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc hỏng hóc để tiết kiệm thời gian và công sức khi làm sạch
• Phân loại rác thải theo các loại khác nhau như rác tái chế, rác sinh hoạt và rác nguy hại. Sử dụng túi rác có màu sắc khác nhau để dễ dàng phân biệt và xử lý rác đúng cách
• Bắt đầu làm sạch từ những vị trí cao nhất và kết thúc ở những vị trí thấp nhất trong văn phòng để tránh làm bẩn lại những nơi đã làm sạch trước đó
• Chọn dung dịch tẩy rửa phù hợp với từng loại bề mặt cần làm sạch và đảm bảo tuân thủ hướng dẫn sử dụng
• Sau khi lau chùi hoặc rửa các bề mặt, hãy lau khô hoặc để tự nhiên khô để tránh ẩm mốc và bám bụi. Đồng thời, thông gió để tạo không gian trong lành và thoáng mát cho văn phòng

Quy trình vệ sinh văn phòng

Quy trình vệ sinh văn phòng sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Kiểm tra, xử lý vết bẩn trên cao

Nhân viên thực hiện kiểm tra toàn bộ thiết bị trên cao để phát hiện và làm sạch những vết bẩn và mạng nhện. Sử dụng thang chữ A và cây lau cán dài để đảm bảo làm sạch kỹ lưỡng mà không làm bụi bẩn bay khắp phòng.

Bước 2: Lau mặt ngoài các thiết bị văn phòng

Tiến hành lau sạch mặt bên ngoài của các thiết bị văn phòng. Quá trình này cần thực hiện từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài để đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng.

Bước 3: Lau vách ngăn của bàn làm việc

Để tạo không gian làm việc chung sạch sẽ, nhân viên tạp vụ sẽ lau sạch bụi bám và vết bẩn trên vách ngăn bàn làm việc bằng cách sử dụng khăn ẩm và khăn khô để làm sạch và lau khô vách ngăn.

Bước 4: Vệ sinh khung cửa kính

Sau đó, nhân viên tạp vụ sẽ loại bỏ các vết ố làm mờ kính bằng cách sử dụng hóa chất và lưỡi gạt kính để đảm bảo bề mặt kính sáng bóng và trong suốt.

Bước 5: Vệ sinh cửa ra vào:

Lau sạch cửa ra vào để loại bỏ hết bụi bẩn và đảm bảo cửa và kính cửa sạch sẽ, trong và sáng bóng.

Bước 6: Thu gom thùng rác:

Tiến hành thu gom rác và làm sạch thùng đựng rác để giữ cho môi trường làm việc trong lành mạnh và sạch sẽ.

Bước 7: Vệ sinh sàn nhà

Nhân viên sẽ thực hiện vệ sinh sàn nhà bằng cách lau sạch bụi và rác, xử lý các vết bẩn thô và lau khô sàn để đảm bảo sàn sạch, bóng và không trơn trượt.

Bước 8: Xịt thơm phòng

Để tạo không gian làm việc thoải mái và dễ chịu, nhân viên sẽ sử dụng xịt thơm để lan tỏa mùi hương trong phòng làm việc.

Lưu ý khi thực hiện quy trình vệ sinh văn phòng

Trong quy trình vệ sinh văn phòng, cần lưu ý các điểm sau:

• Trước khi bắt đầu vệ sinh văn phòng, cần phải lập kế hoạch cụ thể và phân công công việc cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên. Xác định rõ thời gian, địa điểm, phương pháp và dụng cụ cũng như giao nhiệm vụ cho người kiểm tra và đánh giá kết quả
• Chọn lựa các dụng cụ và chất tẩy rửa chuyên dụng phù hợp với từng loại bề mặt và thiết bị. Điều này giúp bảo vệ và duy trì tính năng của các bề mặt và thiết bị
• Tuân thủ các quy tắc an toàn để bảo vệ sức khỏe của bản thân và người khác. Đảm bảo mang đầy đủ trang thiết bị bảo hộ cá nhân và tuân thủ các hướng dẫn sử dụng và cảnh báo khi làm việc.

Xem thêm bài viết:

Mẫu checklist vệ sinh văn phòng chi tiết đầy đủ 2024

Thông báo giữ vệ sinh chung trong công ty mới nhất 2024

Các công việc trong vệ sinh văn phòng

Những công việc dọn vệ sinh tòa nhà văn phòng cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng như sau:

Theo ngày

Đội ngũ quản lý cơ sở vật chất văn phòng cần triển khai công việc hàng ngày để bảo đảm sạch sẽ và gọn gàng cho môi trường làm việc, bao gồm:

• Thu gom mảnh giấy vụn vào sọt rác và kiểm tra kỹ để tránh vứt nhầm các tài liệu quan trọng
• Thay túi rác mới và dọn dẹp thùng rác
• Hút bụi sàn và thảm để giữ không gian luôn sạch sẽ
• Lau chùi vết bẩn bằng dung dịch tẩy rửa chuyên dụng
• Sắp xếp giấy tờ ở những vị trí dễ nhìn thấy và tiện lợi
• Lau chùi các vết ố vàng và dấu vân tay trên gương và cửa kính
• Dọn dẹp khu vực lễ tân và sắp xếp các tạp chí, tờ rơi,… để gọn gàng

Theo tuần

Để đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ và gọn gàng, các công việc vệ sinh hàng tuần sẽ được lập kế hoạch xen kẽ từ 1 – 2 ngày.

• Lau chùi các vật dụng trong văn phòng như tủ hồ sơ, bàn làm việc để giữ chúng luôn sáng bóng
• Sử dụng khăn vải nhỏ và nước xịt khử trùng để lau sạch các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính
• Vệ sinh cửa sổ và lỗ thông hơi để đảm bảo không gian luôn thông thoáng và sáng sủa
• Sử dụng bàn chải và chất tẩy rửa chuyên dụng để khử trùng nhà vệ sinh, gương và bồn rửa tay
• Thay thế các cuộn giấy vệ sinh, bình nước rửa tay đã hết để đảm bảo nguồn cung luôn đầy đủ

Hàng tháng

Hàng tháng, bộ phận vệ sinh sẽ dọn dẹp kỹ lưỡng hơn không gian văn phòng và đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh cũng sẽ đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo sự sạch sẽ của không gian làm việc.

• Vệ sinh các thiết bị như máy sấy tay, máy khử trùng trong phòng vệ sinh để đảm bảo sự an toàn và sạch sẽ
• Lau chùi bề mặt của các vật dụng trong văn phòng bằng các loại chất tẩy rửa chuyên dụng để loại bỏ bụi và bẩn
• Đánh bóng các nội thất bằng gỗ trong văn phòng để duy trì độ sáng bóng và tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp
• Hút bụi các lỗ thông hơi, quạt gió trên cao và các khu vực khó tiếp cận để ngăn ngừa sự tích tụ của bụi và cặn
• Thu dọn mạng nhện trên tường và trần nhà để giữ cho không gian trở nên sạch sẽ và gọn gàng
• Lau sạch cửa sổ để loại bỏ dấu vân tay và đảm bảo ánh sáng tự nhiên có thể đi vào một cách thoải mái
• Giảm số lượng thảm trong văn phòng nếu cần thiết để giảm thiểu việc di chuyển và tạo ra không gian làm việc hiệu quả hơn

Tiêu chuẩn đánh giá văn phòng sạch đẹp

Để đánh giá một văn phòng có sạch đẹp hay không, cần xem xét các tiêu chuẩn sau:

• Sàn nhà được làm sạch kỹ lưỡng, không có rác thải, bụi bẩn và không xuất hiện các vết ố vàng
• Tường và trần nhà không có mạng nhện và không có dấu hiệu của bụi bẩn
• Các mặt bàn và thiết bị không bị bám đầy bụi và không có vết bẩn
• Thùng rác được vệ sinh sạch sẽ và thay túi mới hàng ngày
• Môi trường văn phòng mang một hương thơm nhẹ nhàng
• Các vật dụng và đồ đạc được sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí

Trên đây là chia sẻ toàn bộ quy trình vệ sinh văn phòng sạch đẹp, tinh tươm. Đừng quên nếu công ty bạn đang có nhu cầu thuê văn phòng làm việc, hãy gọi điện ngay tới Hữu Toàn Office để được tư vấn giải đáp thêm.